Quelle que soit leur taille, les entreprises ont toujours un seul et même but : faire du profit. Toutefois, au cours de leur vie, elles sont amenées à faire face à beaucoup de défis. Ces derniers peuvent être relatifs à n’importe lequel de leurs départements ou services. Afin de ne pas se laisser entraver par ces difficultés, il leur est conseillé de s’examiner régulièrement.
Cette approche permet d’identifier les leviers qui pourraient nécessiter des actions particulières. C’est dans ce contexte que s’inscrit le recours à un audit interne. Ce besoin s’avère plus inéluctable lorsqu’il s’agit des ressources humaines, fer de lance de toute entreprise. À l’instar de toutes les villes de l’Hexagone, Lille met en avant l’audit interne dans tous ses aspects.
L’audit interne à Lille
Pour mieux appréhender le processus de l’audit interne, il convient de le définir et d’en préciser les contours.
Définition de l’audit interne
On définit généralement cette approche comme l’ensemble des activités d’analyse objective et indépendante qui ont pour but d’amener une entreprise à mieux maîtriser ses opérations. Elles permettent aussi d’améliorer ces dernières et de créer davantage de valeur ajoutée. C’est une évaluation méthodique des processus de gestion des risques, de contrôle et de direction.
Elle peut s’exercer dans tous les départements de l’entreprise y compris les environnements culturels et juridiques. Par ailleurs, elle s’apparente souvent à une inspection générale. L’audit interne représente un moteur de performance qui permet aux entreprises de vérifier que tous les acteurs sont en adéquation avec la stratégie de fonctionnement.
Les objectifs de l’audit interne
Selon le service où il est implémenté, la démarche de l’audit peut varier. Elle se base généralement sur ce que l’on appelle les référentiels d’audit. Ce sont des normes internationales, nationales et locales auxquelles doivent se conformer toutes les approches d’évaluation. Cependant, quel que soit le référentiel sollicité, les objectifs de l’audit demeurent les mêmes :
- Vérifier que le fonctionnement des services est conforme aux exigences des différents référentiels.
- Vérifier que les processus métier et les procédures opérationnelles sont correctement établis, connus de tous, compris par tous et surtout soigneusement appliqués.
- Évaluer le degré d’efficacité et d’efficience des départements audités. En d’autres termes, il s’agit de noter leur capacité à atteindre les objectifs qui leur incombent.
En dehors de ces objectifs primaires, l’audit vise à repérer les axes de progression de l’entreprise et à proposer des actions concrètes pour l’y conduire. Cette méthode cherche également à conforter et à capitaliser les bonnes pratiques identifiées afin d’encourager les acteurs à poursuivre les mêmes efforts.
Les règles de base
Atteindre ces objectifs par soi-même est souvent difficile. En effet, l’audit interne se doit d’être impartial pour produire de meilleurs résultats. Un examinateur interne à l’entreprise pourrait donc être amené à prendre parti sciemment ou inconsciemment dans la réalisation de l’audit. C’est pourquoi la solution idéale consiste à recourir à un accompagnement externe pour la réalisation de l’audit interne de votre entreprise à Lille. Dans tous les cas, toute bonne procédure d’audit interne désirant atteindre ses objectifs se doit d’observer les règles de base que voici :
- L’adoption d’une attitude objective sans la moindre extrapolation personnelle.
- L’élaboration d’un questionnaire exhaustif qui sait discerner les évènements habituels de ceux qui sont exceptionnels. La règle des QQOQCCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) est généralement d’une grande aide pour y parvenir.
- L’observation naturelle et attentive du fonctionnement des départements audités. Au lieu de se concentrer sur les moyens mis en œuvre, il faut privilégier les résultats obtenus par l’emploi de ces moyens. C’est ce qui permet d’apprécier leur efficacité.
Par ailleurs, l’évaluateur doit savoir différencier les opinions et les faits chez l’employé. Cette démarche demande de savoir interpréter ses gestes, ses émotions et son ton quand il s’exprime.
L’audit RH : Un audit interne particulier
La ville de Lille met également l’accent sur l’évaluation des ressources internes des sociétés sur son territoire.
Qu’est-ce qu’un audit RH ?
L’audit des ressources humaines est un examen spécial dont le but est de confronter les pratiques des services RH et les exigences légales, conventionnelles et jurisprudentielles. Il permet de réorganiser et optimiser ses ressources humaines pour réduire les coûts tout en remplissant au mieux les obligations légales.
Réaliser ce genre d’audit revient à identifier les emplois sensibles en lien avec la stratégie de marché, les technologies utilisées, la concurrence et la pyramide des âges. De ce fait, les emplois de l’entreprise sont généralement classés en 4 catégories :
- Emplois en réduction
- Postes impactées indirectement
- Emplois à pauvre contenu
- Postes en évolution
Afin d’y parvenir, les opérations suivantes sont menées :
- Établissement d’un inventaire des compétences disponibles.
- Définition des compétences nécessaires sur le long terme (3 à 5 ans le plus souvent).
- Mesure des écarts entre les compétences détenues et celles souhaitées par l’entreprise.
Du reste, la préparation d’un plan de formation et de transfert de compétences est nécessaire à cette démarche.
Pourquoi réaliser un audit RH à Lille ?
Quand il est bien optimisé, le facteur humain devient un avantage concurrentiel pour l’entreprise dans sa stratégie de différenciation. Ensuite, il y a le besoin pour l’entreprise de se conformer sans cesse aux enjeux digitaux qui incombent au GRH. Pouvoir s’adapter à des normes et législations sans cesse en mutation demande un savoir être et un savoir-faire difficile à acquérir.
En outre, il y a la lecture de la pyramide des âges qui est un travail significatif à mener avec dextérité. Sans cette précaution, la structure court vers une pénurie de compétences. Pour finir, il se dit souvent dans le milieu RH que « pour réussir à dominer ses concurrents demain, toute entreprise se doit d’associer intimement sa stratégie aux ressources humaines dès aujourd’hui ».
Avec toutes ces spécificités, trouver le bon cabinet pour réaliser son audit RH peut s’avérer être une tâche ardue. Cette démarche est encore plus délicate si votre entreprise est établie à Lille. Des auditeurs de qualité, on n’en trouve pas beaucoup dans le 59. Fort heureusement, vous n’aurez pas à remuer toute la commune pour en trouver puisque nous sommes disponibles pour vous accompagner. Notre méthodologie de travail respecte en tout point la démarche d’audit RH général dont nous vous présentons la quintessence ci-après.
La démarche de l’audit RH à Lille
L’évaluation des ressources humaines implique un processus minutieux dont voici les principales étapes.
Les préliminaires
Avant d’accepter une mission d’audit RH, l’auditeur réalise ce qu’il convient d’appeler une étude de capabilité. Cette approche permet de jauger sa capacité à mener à bien le travail qu’on lui confie. Elle tient compte de son indépendance, de ses moyens personnels, de ses compétences et bien entendu de sa disponibilité. S’il accepte le travail, une lettre de mission faisant office de contrat est généralement établie. Elle décrit en général les droits et devoirs de chaque partie. Ses grands axes tournent autour de :
- La définition de la tâche à accomplir.
- La durée de la mission.
- Les dotations en moyens.
- Les objectifs de la mission.
Bien que le format de chaque mission d’audit soit spécifique aux facteurs et environnements en jeu, trois phases classiques se distinguent chaque fois.
La préparation
Après avoir pris connaissance des objectifs du département audit, des forces et faiblesses ainsi que de la documentation disponible, l’auditeur élabore sa stratégie. Il prend en compte le référentiel adapté et prépare les tests qu’il devra déployer à cet effet.
Les tests
Il s’agit des tests applicatifs, des entretiens, des questionnaires et des visites de sites. Une collecte de documents ou encore une série d’inventaires sont à prévoir. Toutes les données collectées sont consignées sur une feuille spéciale appelée FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème). Le remplissage de cette dernière suit les étapes ci-après :
- Constat
- Causes
- Conséquences
- Recommandations
- Problèmes
Les conséquences peuvent être de nature financière, juridiques, économiques, matérielles, informationnelles ou relationnelles.
La synthèse
Elle consiste en l’élaboration des rapports d’audit et en la proposition de solutions et plans d’action. Ce sont des actions qui visent l’amélioration du rendement des départements concernés. Les rapports établis mettent clairement en évidence les conclusions de l’audit RH et le détail des faiblesses du système de gestion en place. Pour ce qui est du plan d’action et des recommandations formulées, il est établi un guide méthodique de suivi.
Cette approche permet de veiller à leur mise en œuvre. Une réunion récapitulative est organisée à la fin du processus. On y invite le personnel compétent afin qu’il émette son avis sur les conclusions de l’expert auditeur. Après toutes ces tractations, l’auditeur établit un rapport final qu’il transmet au demandeur. Cela marque la fin de la mission.
Conclusion
L’audit RH apporte aux managers un cadre d’aide à la décision. Pour une bonne efficacité, elle se doit de ne rien omettre, depuis l’archivage jusqu’au nettoyage en passant par l’imprimerie et le gardiennage. Avec l’évolution sans cesse croissante du secteur des RH, solliciter un audit RH auprès d’un cabinet est la meilleure manière de garantir sa survie économique.